۲-۸ مراحل بودجهریزی بر مبنای عملکرد:
ابتدا بایستی سازمان هزینه کننده، هدفهای اصلی خود و ستاندههای هر هدف را برای یک دوره زمانی مشخص کند. ستاندهها معمولاً ابزارهای مورد انتظار برای دستیابی به اهداف در نظر گرفته میشوند. سپس لازم است اهداف فرعی نیز مشخص شوند که انتظار میرود قابلاندازهگیری، واقعگرایانه، قابلدستیابی و دارای محدودیت زمانی باشد. همچنین باید ورودیهای لازم و مرتبط با هر ستانده و فعالیتهای موردنیاز برای تحویل ستانده مشخص شود، مجموع هزینه های واحد، مقدار و فراوانی ورودی برابر با هزینه ورودی کل و مجموعه هزینه ورودی برابر با هزینه فعالیت است. از مجموعه هزینه های فعالیت، ستانده و هزینه های هدف اصلی بودجه سازمان مشخص میشود. معمولاً مراکز هزینه نیز مشخص میشوند تا امکان ردیابی هزینه ها به نهادها وجود داشته باشد (مشایخی و همکاران،۱۳۹۲).
فرایند بودجهریزی بر مبنای عملکرد از سه مرحله تشکیلشده است:
الف) تعیین اهداف و نتایج مورد انتظار،
ب) برآورد هزینه ها، اعتبارات برنامه ها و فعالیتهای لازم برای تحقق اهداف،
ج) تعیین شاخصهای کمی برای برآورد عملکرد هر برنامه یا فعالیت.
ویژگی مهم نظام بودجهریزی بر مبنای عملکرد تلفیق اهداف نظام مدیریت بودجه با پاسخگویی عمومی است. تجربیات نشان میدهد که موفقیت در این نظام منوط به تداوم بودجهریزی بر مبنای عملکرد به وسیله دستگاههای اجرایی و کاربرد استانداردهای عملکرد خدمات و فعالیّت هاست. برای تحقق این امر لازم است:
الف) شاخصهای عملکرد تعیین و تعریف شوند. این شاخصها باید به گونهای طراحی شوند که کمیتپذیر و قابلاندازهگیری باشند.
ب) دستگاههای اجرایی استقلال بیشتری داشته باشند تا قادر شوند بهترین و کاراترین روش ارائه خدمات را تعیین کنند.
ج) تغییرات در عوامل انگیزشی و تشویقی برای مدیران دستگاههای اجرایی پیشبینی شود.
مهمترین عامل نظام بودجهریزی بر مبنای عملکرد «برنامه» است. برنامه مجموعهای از فعالیتها یا طرحهای یک دستگاه اجرایی است که با بهره گرفتن از منابع موجود به نیل اهداف عملیاتی کمک میکند؛ بنابرین نظام بودجهریزی و نظام حسابداری بودجهای باید به نحوی باشد که هزینه ها و درآمدهای هر برنامه یا فعالیت را برای برنامه ریزان قابل محاسبه و برآورد شود (عباسی، ابراهیم،۱۳۹۲).
به طور خلاصه مراحل بودجهریزی بر مبنای عملکرد در نمودار زیر آورده شده است.
نمودار۱: مراحل بودجه ریزی
تعیین مأموریت و رسالت سازمان
ارزشیابی عملکرد سازمان
تخصیص اعتبار
هزینهیابی هر برنامه
هزینهیابی هر فعالیت
تعیین نتایج مورد انتظار
تعیین واحد اندازهگیری فعالیت
تعیین شاخص فعالیتها
تعیین فعالیتها
تعیین شاخص برنامه های عملیاتی
تعیین اهداف و برنامه های عملیاتی سالانه
تعیین اهداف و برنامه های راهبردی
(عباسی، ابراهیم،۱۳۹۲).
پناهی (۱۳۸۶) نیز معتقد است که بودجهریزی بر مبنای عملکرد علیرغم ویژگیها و فوایدی که دارد، در مراحل اجرا با پیچیدگی و مشکلاتی مواجه است؛ بنابرین، اجرا دقیق آن نیازمند طی مراحلی است که به لحاظ تقدم و تأخر دارای اهمیت هستند. از دیگر مراحل بودجه می توان به موارد زیر اشاره کرد.
مرحله اول: جلب مشارکت و تعهد نقشآفرینان اصلی
مرحله دوم: تنظیم برنامه زمانی برای اجرا
مرحله سوم: تأمین آموزشهای لازم
مرحله چهارم: بررسی و توسعه برنامه های راهبردی
مرحله پنجم: ایجاد سیستم اطلاعات و حسابداری قیمت تمامشده[۴۹]
مرحله ششم: ارزیابی عملکرد و گزارش نتایج
مرحله هفتم: فراهم کردن زمینههای مدیریتی
مرحله هشتم: اقدامات نهایی (پناهی، ۱۳۸۶).
۲-۱۱ اهداف بودجهریزی بر مبنای عملکرد:
اهداف بودجهریزی بر مبنای عملکرد در سازمانهای دولتی شامل موارد زیر است:
– استفاده از معیارها و شاخصهای به دستآمده جهت اصلاحات لازم در درون سازمان.
– استفاده از معیارها و شاخصهای به دستآمده از برای ارزیابی بیرونی (مراجع نظارتی بیرون سازمان).
– ارزیابی عملکرد مدیران با بهره گرفتن از نتایج حاصل از فعالیتها با بهره گرفتن از شاخصهای ارزیابی همچون کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی.
– اجرای نظام اصلاح مدیریت (مجله توسعه مدیریت، فصلی نو در بودجهریزی،۱۳۸۹).
ابراهیم عباسی (۱۳۹۲) نیز معتقد است که با اجرای بودجه بر مبنای عملکرد این دو هدف تحقق مییابد:
الف) بهبود تصمیمگیری مدیریت بخش عمومی.
ب) بهبود ارائه خدمات و محصولات.
برنامه ریزان برای تصمیمگیری بهتر نیازمند اطلاعات کاملاند که بودجهریزی بر مبنای عملکرد این اطلاعات را در اختیار آن ها قرار میدهد. هدف غایی از بودجه بر مبنای عملکرد کمک به تصمیمگیرندگان برای اتخاذ تصمیمات عقلایی جهت تخصیص بهینه منابع است. از طرف دیگر نیروهای اجرایی با رویکرد مدیریت کیفیت در سازمان میتوانند عملیات و خدمات را بهبود دهند؛ بنابرین انتظار میرود بودجهریزی بر مبنای عملکرد باعث اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج دولت شود. شفافسازی، افزایش کارایی و افزایش اثربخشی بودجه از ویژگیهای اساسی بودجه بر مبنای عملکرد است (عباسی، ۱۳۹۲).
۲-۱۲ ویژگیهای بودجه بر مبنای عملکرد:
مهمترین ویژگی بودجهریزی بر مبنای عملکرد اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج آن میباشد. برخی از ویژگیهای بودجه بر مبنای عملکرد عبارت است از:
• ارزیابی پاسخگویی مسئولین دستگاههای اجرایی بر اساس معیار دستاوردهای فعالیتهای آنان، دامنه تأثیرگذاری گذاری آن ها جهت نیل به دستاوردها و بودجه و امکاناتی که برای تحقق دستاوردها به مصرف رسیده است.
• ارزیابی پاسخگویی مدیران دستگاههای اجرایی به مسئولین ذیربط بر اساس محصولاتی که باید تولید کنند و بودجه و سایر امکاناتی که برای تولید این محصولات به کار میگیرند.
• تضمین و تحکیم پاسخگویی از طریق مبادله موافقتنامه بین مدیران و مسئولان دستگاههای اجرایی و بین مسئولان دستگاههای اجرایی و سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور.
• استقرار نظام بودجهریزی ستاده محور.
• دادن اختیارات لازم به مدیران در انتخاب نهادهای لازم برای تولید محصولات موردنظر.
• ارزیابی مستمر عملکرد مدیران و مبنا قرار دادن نتایج عملکرد به عنوان یکی از معیارهای تخصیص اعتبارات (قدیم پورو همکاران، ۱۳۸۹).
همچنین پناهی (۱۳۸۶) معتقد است بودجهریزی بر مبنای عملکرد در مقایسه با سایر شیوه های بودجهریزی دارای ویژگیهای منحصربهفردی است که میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
– سیاستگذاران، مدیران و در اکثر مواقع شهروندان را از طریق توسعه برنامه های راهبردی، شناسایی اولویتهای هزینهای و ارزیابی عملکرد در تصمیمات بودجهای مشارکت میدهد.
– دارای چشماندازی بلندمدت است و با شناسایی ارتباط میان برنامهریزی راهبردی و تخصیص منابع، بیشتر به افقهای بلندمدت مینگرد.
“
