۸ –به محض اینکه دستور خرید یا قراردادی به امضاء رسید تعهدی که در نتیجه آن ایجاد میگردد در دفتر به ثبت رسیده و از میزان اعتبار کاسته گردد .
۹ – استفاده از سامانه حسابداری تعهدی در مورد درآمد و هزینه ها تا آنجا که ممکن است باید معمول داشت . هر گونه تعهدی به عنوان هزینه باید در دفتر به ثبت رسیده وهر گونه درآمد حتی اگر بصورت نقدی وصول نشده باشد مورد توجه قرار گیرد.
۱۰- صورت اموال مصرف شدنی یا قابل دوام باید در دفاتر فرعی نگهداری گردد. حساب دارائی ثابت بر اساس قیمت تمام شده، و در صورتیکه قیمت تمام شده معلوم نباشد براساس برآورد تقریبی بهای آن نگاهداری شود .( بهرامی، ۱۳۸۹،ص ۱۰)
۲-۷- اصول حسابداری در گمرک و مفهوم بودجه
حسابداری و بودجه لازم و ملزوم و در حقیقت مکمل یکدیگرند و درمورد موسسات دولتی و گمرک این همبستگی و پیوستگی دائمی، آنچنان است که باید گفت بودجه و حسابداری شرط لازم و کافی برای اداره امور و اعمال مدیریت صحیح می باشد که در این رابطه بودجه شرط لازم و حسابداری شرط کافی محسوب میگردد.( بهرامی، ۱۳۸۹، ۱۷)
الف)تعریف بودجه:
در قانون محاسبات عمو می مصوبه ۱۳۴۹ بودجه بدین صورت تعریف شده است.
بودجه کل کشوربرنامه مالی دولت است که برای یک سال مالی تهیه و حاوی پیش بینی درآمدها و سایر منابع تامین و اعتبار و برآورد هزینه ها برای انجام عملیاتی که منجر به وصول به هدف های دولت میشود بوده از سه قسمت تشکیل میشود :
۱- بودجه عمومی دولت که شامل اجزاء زیر است :
الف- بودجه عادی برای وزارتخانه ها و موسسات دولتی
ب- بودجه عمرانی، برای اجرای برنامه های عمرانی
۲– بودجه شرکت های دولتی
۳- بودجه موسساتی که تحت عنوان غیرازعناوین بالا در بودجه کل کشورمنظور میشود.
(عربی فرید،۱۳۸۸ ، ۳۱ )
ب) اصل سالانه بودجه در گمرک
دوره مالی بودجه کاملا اختیاری و در شرایط خاص تغییرپذیر است . بنابراین بودجه ممکن است برای مدت یک روز، یک هفته،یک ماه ویکسال‌وحتی‌بیشتراز یکسال تهیه و تنظیم گردد، اما دوره دوازده ماهه که همواره منطبق با سال مالی می باشد بدون تعارض و بطور متعارف‌بعنوان یک اصل مورد قبول قرار گرفته و آنرا “اصل سالانه بودجه” خوانده اند.
اصل انعطاف پذیری: برطبق این اصل درآمدها و هزینه های برآورد شده در بودجه بر اساس معیارهای فنی و علمی و بر طبق اطلاعات دقیق آماری وبوسیله کارشناسان باتجربه و مطالعه تهیه و تنظیم می شود.
ج) مراحل بودجه: بودجه از زمان شروع تا خاتمه دارای چهار مرحله به شرح ذیل است :
مرحله تهیه و تنظیم بودجه
مرحله تصویب بودجه
مرحله اجرای بودجه
مرحله تفریغ بودجه
اجرای بودجه از لحاظ انجام هزینه خود به دو مرحله تقسیم می گردد:
الف- مرحله اداری و حقوقی شامل : تشخیص- تامین اعتبار- تعهد- تسجیل- حواله درخواست وجه- پرداخت که بموجب قانون لازم الاجرا می باشد.
ب- مرحله مالی و حسابداری شامل: ثبت عملیات و فعالیتهای مالی گمرک در دفتر روزنامه و نقل آن به دفاتر کل و معین، تهیه تراز عملیات ماهیانه( تراز آزمایشی) انجام اصلاحات درپایان دوره و بازتاب آنان درسرفصل های مربوطه در دفتر کل ازطریق دفتر روزنامه، بستن حسابهای دائمی و موقت در پایان دوره مالی و نقل حسابهای دائمی از طریق تراز اختتامیه و تراز اختتامیه به سال مالی بعد و بالاخره تهیه و تنظیم گزارشهای مالی و صورت حسابهای نهایی درپایان سال مالی همراه باضمائم مربوط به آن،اجرای این مرحله با برقراری یک سامانه صحیح حسابداری که در فاصله زمانی مناسب نظارت مستمر برامور مالی را ایجاد نماید امکان پذیر است.( بهرامی، ۱۳۸۹، ۲۱)
د)طبقه بندی بودجه: بودجه در شکل نوین خود به شرح زیر طبقه بندی گردیده است :
طبقه بندی عملیات، طبقه بندی درآمدها و سایر منابع تامین اعتبار، طبقه بندی هزینه‌ها، طبقه بندی واحد سازمانی، طبقه بندی اقتصادی
طبقه بندی عملیات
فصل اول- هزینه های پرسنلی
ماده ۱ –حقوق دستمزد ماده۲ – مزایا وکمک ها
فصل دوم – هزینه های اداری
ماده ۳ ـ هزینه سفر – ماموریت – حمل و نقل و ارتباطات ماده ۴ ـ اجاره و کرایه
ماده ۵ ـ خدمات قراردادی اداری و جاری ماده ۶ ـ سوخت، برق، آب
ماده ۷ ـ مواد و لوازم مصرف شدنی ماده ۸ ـ هزینه های پیش بینی نشده
فصل سوم – هزینه های سرمایه ای
ماده ۹ـ مطالعه برای ایجاد ساختمان و تاسیسات
ماده۱۰ـ خرید ساختمان ،زمین حقوق انتفاعی
ماده۱۱ـ ساختمان
ماده۱۲ـ ماشین آلات و تجهیزات عمده
ماده۱۳ـ سایر کالاهای مصرف نشدنی
ماده ۱۴ـ خرید مصالح و لوازم ساختمانی و تاسیساتی
ماده ۱۵ـ وام یا مشارکت در سرمایه، بخش خصوصی و عمومی
فصل چهارم – پرداختهای انتقالی
ماده ۱۶- کمک و اعانه و پرداختهای دیگر، بخش عمومی
ماده ۱۷- کمک و اعانه بخش خصوصی
ماده ۱۸ـ باز پرداخت وام و پرداخت بهره وامها
ماده ۱۹ ـ پرداختهای انتقالی به کارکنان
