محققانی نظیر تونی^[۲۴]و تونکیا^[۲۵] (۲۰۰۱) توسعه سیستم اندازه‌گیری عملکرد را به چهار مرحله تقسیم کرده‌اند. مرحله اول همان طراحی سیستم‌هاست. سه مرحله دیگر پیاده‌سازی، بکارگیری و بروز رسانی منظم هستند.
برخی تعاریف دیگر در مورد ارزیابی عملکرد به شرح زیر است:
ارزیابی عملکرد کنترل و گزارش گیری مداوم از نیل به برنامه ها، به خصوص نیل به اهداف از پیش تعیین شده است که برخی اوقات خروجی خوانده می شود.
ارزیابی عملکرد مقایسۀ بین نتایج واقعی و الگوهای از پیش تعیین شده می باشد.
ارزیابی عملکرد جمع آوری مستمر داده ها جهت تشخیص میزان پیاده سازی برنامه و دستیابی به اهداف است.
اندازه گیری عملکرد فرآیندی است جهت کمّی کردن کارایی و اثربخشی فعالیت ها.
شاخص عملکرد ابزاری است برای کمّی کردن کارایی و یا اثربخشی فعالیت ها.

سسیتم اندازه گیری عملکرد مجموعه ای است از شاخص ها برای کمّی کردن کارایی و اثربخشی فعالیت ها (بروآدبنت، گالوپ، لگلین^[۲۶]، ۲۰۰۸ :۱۷۰).
لازم به ذکر است با توجه به تشابه نسبی تعریف ارزیابی، ابتدا مفهوم ارزیابی در بعد کارکنان، سپس در بعد استفاده از منابع و امکانات و نهایتاً در قالب سازمانی، تعریف می گردد. با توجه به این که مقصود ما ارزیابی سازمانی است، تعریف سوم مورد مداقه قرار می گیرد.
وردر و دیویس معتقدند: ارزیابی عملکرد فرایندی است که عملکرد شاغل با آن اندازه گیری می شود و هنگامیکه درست انجام شود کارکنان، سرپرستان، مدیران و نهایتاً سازمان از آن بهره مند خواهد شد.
کاسیو ارزیابی عملکرد را توصیف نظام دار قوت و ضعف عملکرد فرد یا گروه در رابطه با اجرای وظایف محوله تعریف می کند.
ارزیابی عملکرد فرآیندی است که به وسیله آن کارِ کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی در سازمان مورد بررسی و سنجش قرار می گیرد.
ارزیابی عملکرد فرآیندی است که کارکنان را از بازخورد نتایج مثبت و یا منفی عملکرد شخصی خودآگاه می کند.
ارزیابی عملکرددر بُعدنحوه استفاده ازمنابع، اساساً در قالب شاخص های کارایی بیان می شود.
ارزیابی عملکرد در بعد سازمانی معمولاً مترادف با اثر بخشی فعالیتها است .منظور از اثر بخشی، میزان دستیابی به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارآ بودن فعالیتها و عملیات است.
به فرایند سنجش و اندازه گیری عملکرد دستگاه ها در دوره های مشخص به گونه ای که انتظارات و شاخصهای مورد قضاوت برای دستگاه ارزیابی شونده شفاف و از قبل به آن ابلاغ شده، ارزیابی عملکرد اطلاق می گردد (طبرسا، ۱۳۷۸: ۴ ).
صاحب نظران مدیریت اندازه گیری عملکرد در بخشهای دولتی را چنین تعریف کرده اند:
اندازه گیری عملکرد تلاشی است سیستماتیک برای دانستن اینکه خدمات دولتی تا چه حد جوابگوی نیازهای مردم بوده و توانایی دولت در برآورده نمودن آن تا چه اندازه است.
اندازه گیری عملکرد ابزاری ضروری برای پاسخگویی به سوالاتی در مورد بهره وری در قالب عباراتی نظیر کارایی، اثر بخشی و قابلیت پاسخگویی می باشد.
اندازه گیری عملکرد دولتی روشی است جهت اینکه آیا خدمات با کیفیت و هزینه مناسب به جامعه ارائه می شود یا خیر.
ارزیابی عملکرد عبارت است ازفرایند سنجش واندازه گیری عملکرد دردستگاه های اجرایی درچارچوب اصول ومفاهیم علمی مدیریت برای تحقق اهداف ووظایف درقالب برنامه های اجرایی.
ارزیابی عملکرد به مجموعه اقدامات و اطلاعاتی اطلاق می گردد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع در جهت دستیابی به هدف ها، به شیوه اقتصادی توأم با کارایی و اثر بخشی صورت می گیرد (کاپلان و نورتون، ۲۰۰۴: ۶۲).
ارزیابی عملکرد عبارت است ازبکار گیری ابزار مدیریت برای به حداکثر رساندن موفقیت برنامه ها.
اداره حسابرسی امریکا ارزیابی عملکرد را، دیده بانی و گزارش گیری مداوم از اجرای برنامه ها و رشد ویژه برای استقرار اهداف می داند (روبرت و جانسون، ۲۰۱۰: ۷۵).
به طور کلی نظام ارزیابی عملکرد را می توان فرایند سنجش و اندازه گیری و مقایسه میزان و نحوه دستیابی به وضعیت مطلوب دانست.
هدف از ارزیابی عملکرد عبارت است از سنجش، ارزش گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد دستگاه های اجرایی کشور بر اساس قوانین و مقررات مصوب، رویکرد معیارهای اثر بخش، کارایی، اقتصادی و اخلاقی به منظور ارتقاء کیفیت خدمات دولتی.
باتوجه به تعاریف فوق واهداف ما از ارزیابی عملکرد می توان تعریفی به شرح زیر ارائه نمود:
فرایند سنجش جامع عملکرد دستگاه های اجرایی در قالب عباراتی نظیر کارایی، اثر بخشی، توانمندسازی و قابلیت پاسخگویی در چارچوب اصول و مفاهیم علمی مدیریت برای تحقق اهداف ووظایف سازمانی و درقالب برنامه های اجرایی(خداداد حسینی، انواری رستمی، آذر، ۱۳۸۰: ۴۵).
۲-۲- مفاهیم ارزیابی عملکرد:
با گذشت زمان و تکامل زندگی بشر و شکل گیری و تکامل اجتماعات بشری، شاهد پیدایش حکومت های مختلف بوده ایم . پیشرفت های بشر در ابعاد متفاوت از قبیل پیشرفت در بعد زندگی، بعد فناوری و… بوده و همزمان با رشد فکری و به تبع آن تکامل سبک زندگی اجتماعی به ارمغان آمده است .به طوری که در نهایت منجر به تکامل حکومت ها و پیدایش دولت ها در قالب دموکراسی و انتخاب آنها از میان مردم شده است. مجموعه دولت که بزرگترین سازمان در جامعه می باشد در قبال جامعه ای که او را بر گزیده است. نقش ها، مأموریت ها و وظایف متعدد و گوناگونی را بر عهده دارد. این نقش ها، ماموریت ها و وظایف در طول زمان ثابت نبوده و دائما در حال تغییر می باشد. از طرفی دیگر در عصر کنونی، پیوسته شاهد گسترده تر شدن انتظارات جامعه از دولت و به تبع آن از سازمان ها و دستگاه های اجرایی آن در جامعه می باشیم .
دولت ها جهت آنکه بتوانند به مأموریت های خود در قبال جامعه، جامه عمل بپوشانند، ضروری است تا این مجموعه ها نقش های کلان خود را به نقش هایی در ابعاد جزئی تر و در قالب بخش های مختلف تقسیم نمایند و برای ایفای هر یک از آنها، سازمان ها و دستگاه های متعدد را مأمور رسیدگی به آن کنند . شاید هم بتوان اهم بخش های مورد نیاز کنونی در زیر مجموعه دولت ها را شامل: بخش آب، کشاورزی، صنعت و معدن، انرژی، پست و مخابرات، حمل و نقل، عمران شهری و امور دفاعی و امنیتی و… دانست .
در عصر کنونی تحولات شگرف دانش مدیریت وجود نظام ارزیابی را اجتناب ناپذیر نموده است به گونه ای که فقدان نظام ارزیابی در استفاده از منابع و امکانات، کارکنان، اهداف و استراتژ ی ها را به عنوان یکی از علائم بیماری سازمان قلمداد می نماید.
هر سازمان به منظور آگاهی از میزان مطلوبیت و مرغوبیت فعالیت های خود بالاخص در محیط های پیچیده و پویا نیاز مبرم به نظام ارزیابی دارد از سوی دیگر فقدان وجود نظام ارزیابی و کنترل در یک سیستم به معنای عدم برقراری ارتباط با محیط درون و برون سازمان تلقی می گردد که پیامدهای آن کهولت و نهایتاً مرگ سازمان است. ممکن است بروز پدیده مرگ سازمانی به علت عدم وقوع یکباره آن از سوی مدیران عالی سازمان ها احساس نشود. لکن مطالعات نشان می دهد فقدان نظام کسب بازخورد امکان انجام اصلاحات لازم برای رشد، توسعه و بهبود فعالیت های سازمان را غیرممکن می نماید، سرانجام این پدیده مرگ سازمانی است (فضلی، ۱۳۸۱ :۲۵).
از نگاه دیگر با ملاحظه نظام آفرینش می توان دریافت که ارزیابی در بطن آن قرار دارد. وجود نظم بسیار موزون در جهان خلقت حکایت از حلقه باز خورد کاملاً حساب شده دارد. نظام ارزیابی به عنوان یکی از عناصر این حلقه مطرح است. هر چند ممکن است بشر به علت نقص دانش و اطلاعات قادر به تبیین آن نباشد زیرا اساساً قوام و دوام یک سیستم منوط به وجود نظام ارزیابی و کنترل می باشد. می توان چنین نتیجه گرفت که به دلیل رابطه مستقیم ارزیابی و کنترل با بقاء و حیات یک سیستم لازم است ارزیابی عملکرد هم در بعد سازمانی، فردی و بصورت جدی دنبال شود (طبرسا، ۱۳٧۸ :۲ ).
ارزیابی نتایج محصول قضاوت است. تا کنون ما نمی دانیم چگونه فرایند قضاوت های ارزشی را برنامه ریزی کنیم. در واقع، به نظر می رسد که نمی شود در این خصوص برنامه ریزی کرد. از سوی دیگر، تعیین کارآمدی، اغلب قابل برنامه ریزی است، زیرا کارآمدی هر عمل مستقل از عامل آن است. درحالی که در مورد اثربخشی این گونه نیست. ارزش نتیجه یک عمل هرگز مستقل از عامل آن عمل نیست و کمتر در مورد دو عامل یکسان است، حتی در زمانی که آنها به یک روش و در محیط واحد عمل می کنند. حتی ممکن است در محیط های گوناگون یا در یک محیط و در زمان های مختلف برای همان عامل یکسان نباشند. برعکس، کارآمدی یک عمل دریک محیط مشخص بدون در نظر گرفتن زمان وقوع عمل ثابت است (راسل، ۲۰۰۵: ۲۵).
صاحب نظران و محققین معتقدند که عملکرد، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل ها ی سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزیابی و اندازه گیری عملکرد نباشد مشکل است. صاحب نظران توجه به موضوع سازمانی را باعث توسعه تئوری سازمانی ذکر می کنند و عملکرد را موضوع اصلی در فضای عملی نیز می دانند. ارزیابی و اندازه گیری عملکرد موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است.
بسیاری مواقع، افرادی که ادعای تشریح مفهوم بهره‌وری را دارند، در واقع مفهوم گسترده‌تری به نام عملکرد را تعریف کرده‌اند (توماس^[۲۷] و بارون^[۲۸]، ۱۹۹۴: ۳۴). اگر چه این دو مفهوم به شدت مرتبطند اما اصطلاح عملکرد بسیار جامع‌تر از بهره‌وری است. جدول ۲-۲ گسترش پوشش مفهوم عملکرد را در طول زمان نشان می‌دهد. هزینه‌ها بخشی محوری از عملکرد محسوب می‌شوند اما عملکرد تقریبا هر هدف رقابتی و تعالی غیرمادی نظیر قابلیت اطمینان، انعطاف‌پذیری، کیفیت و سرعت را نیز در بر می‌گیرد. در حالیکه بهره‌وری صرفاً مفهومی ویژه است که به نسبت بین ورودی و خروجی می‌پردازد (تنجن^[۲۹]، ‌۲۰۰۴ :۱۲۰).
یک مطلب قابل ملاحظه، گسترش دیدگاه محققین نسبت به مسئله عملکرد در طول سالیان است. در دهه ۱۹۵۰، این دیدگاه نسبتاً ساده بود و عمدتاً کارایی یک سازمان را مدنظر قرار می‌داد. به این معنی که عملکرد بهینه موقعی بدست می‌آمد که نتیجه واقعی دقیقاً نتیجه مورد انتظار بود. با افزایش پیچیدگی محیط کسب و کار درهر دهه، معیارهای بیشتری در اصطلاح عملکرد مورد نظر قرارگرفتند (ون ری^[۳۰]، ۲۰۰۲: ۸۹).
جدول ۲-۲ ) گسترش مفهوم عملکرد (ون ری، ۲۰۰۲ : ۸۹)

دهه ۱۹۵۰

دهه ۱۹۶۰

دهه ۱۹۷۰